1 Propósito Estandarizar las actividades de reembolso de gastos de empleados en viajes de negocios, gastos de clientes y proyectos en curso.
2 Alcance Todos los empleados
3 Definiciones
4 Descripción de los Procedimientos
COMPLETAR EL FORMULARIO: 4.1 El formulario debe ser completado con: nombre, centro de costo, motivo del gasto, breve resumen de cada gasto, firmado por el ejecutor y aprobado de acuerdo a los límites establecidos; 4.2 Adjuntar recibos por cada cantidad gastada. Los comprobantes deberán contener: a) Razón social y CNPJ; b) Para comidas: anotar en el reverso de la nota el nombre de los participantes, cargo, empresa y motivos; c) Otras notas: identificar los motivos y participantes, cuando haya más de una persona involucrada en el gasto. 4.3 Gastos separados realizados en reales y en otra moneda; 4.4 Informar los montos recibidos como anticipo, ya sea en Reales o en otra moneda; 4.5 Los siguientes formularios serán devueltos al solicitante: a) Borrados; b) No explicación del motivo del gasto; c) Sin adjuntar prueba; d) Sin las debidas aprobaciones.
APROBACIÓN 4.6 Los empleados deben obtener las aprobaciones correspondientes de sus gerentes. 4.7 El Departamento Financiero deberá verificar que las firmas en los formularios estén de acuerdo con los gerentes de cada área.
REGLAS GENERALES 4.8 Los gastos deben incurrirse estrictamente con el objetivo de permitir la ejecución de la obra o la realización de un proyecto (incluida la formación). 4.9 La realización de gastos durante la ejecución de una obra debe estar guiada por la mayor economía posible, ya que representan costos para la operación. 4.10 Los gastos en que se incurra para la realización de una obra deberán seguir obligatoriamente las reglas establecidas en este procedimiento. 4.11 Cualquier excepción debe discutirse con anticipación con el director ejecutivo. 4.12 Todas las solicitudes de reembolso de gastos deben solicitarse a través de Play Milionário
Formulario de Solicitud de Reembolso; 4.13 Los comprobantes de gastos (facturas y recibos simplificados) deberán indicar la Razón Social y el CNPJ. 4.14 Toda solicitud de reembolso de gastos debe ser solicitada y entregada al Departamento de Finanzas de acuerdo con los siguientes plazos: a) Entrega el día 5 (cinco) del Mes – Recibo el día 10 (diez) del Mes; b) Entrega hasta el día 15 (quince) del Mes – Recepción el día 20 (veinte) del Mes. 4.15 No se aceptan, bajo ningún concepto, rendiciones de cuentas con solicitudes de reembolso de compras de equipos y útiles de oficina y otros conceptos que no estén descritos en este procedimiento; 4.16 Todas las rendiciones de cuentas serán revisadas por el departamento financiero, si están en desacuerdo con este procedimiento no serán reembolsadas (aunque aprobadas); 4.
PERIODICIDAD 4.18 La rendición de cuentas deberá prepararse en el mes en que se incurra en los gastos. 4.19 El plazo para la presentación de solicitudes es hasta 02 (dos) días después del gasto o regreso del viaje.
4.20 PASAJES AÉREOS a) Los boletos aéreos deben adquirirse a través del área administrativa de Play Milionário y deben solicitarse con al menos 15 días de anticipación; b) Los boletos aéreos comprados por agentes de viajes no autorizados o directamente de las aerolíneas no serán reembolsados ni pagados; c) Las fechas de salida y regreso deben programarse de acuerdo con los requisitos de trabajo/capacitación, con el objetivo de maximizar el ahorro en términos de estadía y tarifas aéreas. d) Los boletos de viaje no utilizados deberán ser cancelados oportunamente a través del área administrativa. e) Las reservas y cancelaciones deberán realizarse en casos extremos con autorización previa, evitando así costes innecesarios. f) Todos los vuelos deben reservarse en clase económica;
4.21 ALOJAMIENTO a) Solicitar al área Administrativa la reserva de hoteles preseleccionados por Play Milionário. b) Cuando corresponda, se reservarán habitaciones dobles o triples;
4.22 TRANSPORTES Y TRANSPORTES a) Taxi – Las tarifas de taxi se reembolsarán previa presentación de un recibo original, sin ningún tipo de borrado. En la rendición de cuentas se deberán describir los tramos y días de uso de los taxis:
• Los taxis deben ser utilizados, siempre que sea posible, compartidos por el equipo del proyecto; el servicio de conexión con el aeropuerto debe utilizarse para viajar al aeropuerto de Confins; b) Estacionamiento – Las tarifas de estacionamiento solo serán reembolsadas cuando los empleados estén visitando clientes o reuniones externas para discutir temas de interés para Play Milionário.
4.23 ALMUERZO a) Los gastos de almuerzo no son elegibles para efectos de reembolso, excepto cuando:
• Viajes al exterior – hasta MONTO POR DEFINIR
• Almuerzo con clientes – previamente autorizado
• Fines de semana o festivos, excepcionalmente cuando se encuentre en viaje de negocios, el reembolso deberá ser autorizado previamente. b) Por lo tanto, los siguientes gastos de almuerzo, entre otros, no son elegibles para reembolso:
• en entrenamiento (incluso si está lejos de su base de operaciones); Es
• en viajes nacionales.
4.24 CENA a) El reembolso de la cena se hará considerando el valor máximo por comida de R$ 25,00, siendo elegibles para este reembolso los gastos incurridos en viajes internos y capacitación. b) Proyecto: cuando hay una situación en la que el proyecto requiere que el equipo permanezca durante la noche. Este reembolso es excepcional y debe ser aprobado previamente por el responsable del área. 4.25 DESAYUNO a) Los gastos con desayuno serán reembolsados por la Empresa cuando el profesional viaje con un límite de R$ 15,00, cuando no esté incluido en la tarifa del hotel.
4.26 MINIBAR a) Es admisible el reembolso de los gastos del minibar hasta BRL 15,00. Las bebidas alcohólicas y los cigarrillos no están incluidos;
4.27 LLAMADAS TELEFÓNICAS a) Las llamadas telefónicas realizadas exclusivamente por motivos de trabajo son objeto de reembolso. b) Las llamadas realizadas desde teléfonos celulares o teléfonos particulares deberán ser reembolsadas cuando la llamada esté detallada en la factura telefónica respectiva; c) Los profesionales fuera de su base tienen derecho a realizar llamadas personales en cantidades razonables.
4.28 INTERNET a) Las tarifas de Internet de los hoteles serán reembolsadas, en cantidades razonables, siempre que sean para uso exclusivo de la empresa.
4.29 LAVANDERÍA a) Los importes reembolsables son compatibles con la duración de la estancia (al menos 3 días) y en importes razonables.
4.30 PROPINAS a) Se reembolsan los valores compatibles con el servicio prestado y de acuerdo con las convenciones internacionalmente aceptadas (10% en Brasil y 15% en el exterior para servicios de hotelería y restaurante), con los respectivos comprobantes de tarjetas de crédito.
4.31 GASTOS REALIZADOS EN MONEDA EXTRANJERA a) Gastos realizados en moneda extranjera con tarjeta de crédito
• La rendición de cuentas debe ser preparada con base en el tipo de cambio de moneda estimado para la fecha de vencimiento de la factura proporcionada por el operador de la tarjeta;
• Si no se conoce esta tasa al momento de preparar la rendición de cuentas, se deberá utilizar la tasa de cambio turística del día anterior.
• La rendición de cuentas que involucre el uso de una moneda diferente al Real – R$ debe contener una hoja de cálculo que demuestre los valores y tipos de cambio utilizados con el fin de convertir a nuestra moneda local. b) Variación estimada del tipo de cambio del dólar
• Variación Negativa: la emisión de una solicitud de devolución que contenga el monto de esta variación deberá acompañarse de una copia del estado de cuenta respectivo de la tarjeta de crédito.
• Variación Positiva: devolución del importe mediante cheque o depósito identificado. c) Impuesto a las Operaciones Financieras – IOF
• Los IOF que gravan los gastos incurridos en el extranjero (sólo se produce cuando el pago se realiza con tarjeta de crédito) están sujetos a reembolso por parte de la Compañía.
• Deben ser emitidos en la rendición de cuentas, en una actividad específica. A la rendición de cuentas se deberá adjuntar copia de la factura de la tarjeta de crédito indicando el monto del IOF. d) Gastos pagados con papel moneda
• Los gastos en dólares o en otra moneda extranjera deben ser convertidos a reales (R$) al tipo de cambio de esa moneda vigente en la fecha de preparación de la rendición de cuentas.
5 Referencias 5.1 Formularios